למה להשתמש בתוכנה ליצירת חשבוניות
חשבונית היא מסמך השומר תיעוד של עסקה בין קונה למוכר, תוך שחשבונית יכולה להוות קבלה מנייר, או לחילופין, רישום מקוון, קרי חשבונית ירוקה, חשבונית דיגיטלית וכולי. חשבוניות מפרטות בדרך כלל את תנאי התשלום של העסקה, עלויות אספקה, משלוח ופריטים אחרים המפורטים בעסקה בין הצדדים.
בעידן הטכנו-דיגיטלי של ימינו, אין סיבה שהעסק שלכם יסתמך על חשבוניות נייר. מה עושים במקום? הכירו את החשבונית הדיגיטלית, חשבונית אלקטרונית וכדומה. מערכת החשבונית האלקטרונית מייעלת משמעותית את האופן שבו אתם פועלים עסקית, תוך הגברת זריזות, פרודוקטיביות, ויכולת לעמוד טוב יותר בסטנדרטים של השוק הגלובלי של העידן הנוכחי. חשבונית אלקטרונית היא פתרון עסקי נפלא, ובמאמר הבא, נסביר לכם מדוע.
מהי חשבונית אלקטרונית ולמה משמשת?
עדיין שולחים חשבוניות ללקוחות שלכם בדואר? אתם מוזמנים לחסוך מעצמכם את ההליכה לסניף הדואר, את הליקוק של מעטפות עם דבק רעיל, אתם מוזמנים לחסוך לעצמכם זמן יקר ומאמצים חשובים. חשבונית אלקטרונית מפשטת את התהליך הזה על ידי שימוש בפלטפורמה אשר נועדה לשליחה וקבלה של חשבוניות.
איך פועלת חשבונית אלקטרונית? ובכן, התוכנות של ימינו הן אונליין, מה שאומר שלא תצטרכו להוריד שום יישום כזה או אחר למחשב שלכם. תוכלו להפיק חשבוניות מכל מקום ובכל רגע נתון, כל עוד יש לכם אינטרנט. בתוך כך, החשבונית האלקטרונית מהווה יותר מדרך תקשורת. המערכות האלו משתלבות ומתממשקות היטב עם תוכנת הנהלת החשבונות של העסק, מה שמייעל משמעותית את ההיבט החשבונאי של החברה שלכם.
אילו פרטים חשבונית דיגיטלית כוללת?
חשבוניות דיגיטליות כוללות את אותם הפרטים שחשבוניות מנייר כוללות, לרבות מספר חשבונית ואת התאריך בו החשבונית הופקה. כמו כן, חשבוניות אלו יכללו את שם החברה והלוגו, מידע עסקי של הלקוח במקרה הצורך, כמו גם תיאור של טובין או שירותים שניתנו במהלך העסקה. וכמובן, סכום לתשלום וכן דרכי תשלום או תנאי תשלום.
בלחיצת כפתור פשוטה או מקסימום 2 קליקים, תוכלו ליצור חשבונית חדשה ייחודית לעסק שלכם וכן לשלוח אותה אוטומטית לכל לקוח ולקוחה שלכם. מה עוד חשוב לדעת על הפקת חשבוניות דיגיטליות לעסק? בואו נדבר על ההבדלים בין חשבוניות דיגיטליות לבין חשבוניות אלקטרוניות.
חשבונית דיגיטלית VS חשבונית אלקטרונית
כאשר מדובר על חשבוניות אלקטרוניות מול חשבוניות דיגיטליות, חשוב להבין שיש כמה הבדלים מהותיים בין 2 סוגי החשבוניות האלו. אמנם נהוג להתייחס ל-2 המונחים האלו בתור מונחים נרדפים, אבל האמת היא שישנם הבדלים משמעותיים ביניהם. חשוב להבין כי חשבוניות אלקטרוניות יכולות לשמש אתכם רבות במהלך הפעילות העסקית שלכם, לרבות הקניית דרכי פעולה אוטומטיות בעסק, קרי אוטומציה בעסק.
חשבונית אלקטרונית יכולה לספק פתרון לעסקים בכל סדר גודל. בתוך כך, החשבונית האלקטרונית יכולה ממש לחולל מהפכה בפעילות העסקית שלכם. חלק מהעסקים מספקים שירותים קבועים ללקוחותיהם, מה שמצריך פעולות חוזרות ונשנות של הפקת חשבוניות. במקום ליצור חשבונית חדשה עבור כל לקוח שירות בכל פעם מחדש ולבזבז זמן יקר, חשבונית אלקטרונית מאפשרת להגדיר חיוב אוטומטי או הפקת חשבונית אוטומטית. באופן הזה, הלקוח מקבל חשבונית אלקטרונית באופן אוטומטי.
הגבירו את היעילות העסקית שלכם
עדיין שורפים זמן יקר ושולחים חשבוניות בדואר? ובכן, קבלת חשבוניות בדואר יכולה לקחת לא מעט זמן, במיוחד אם מתחשבים בעובדה שדואר ישראל הוא לא מהיעילים בעולם (בלשון המעטה). עם חשבונית דיגיטלית אתם שולחים בקליק את המסמך, מה שמאפשר להתייעל משמעותית מול הלקוחות שלכם ומול עצמכם.
הפקת חשבוניות, מסמכים ועיבוד תשלומים מהיר יותר, פירושו שאתם תמיד תהיו מעודכנים בכל שקל שנכנס ויוצא מהעסק שלכם. היעילות המוגברת הזאת יוצרת יותר זמן פנוי עבורכם ועבור העסק שלכם, מה שיאפשר לכם להרחיב את הפעילות העסקית.
צמצום עלויות הדפסה ושליחת מסמכים בדואר
מעבר לכך ששליחת מסמכי בדואר זה בזבוז של זמן יקר, חשוב לזכור שכרוכות בכך גם עלויות לא מבוטלות ברמה השנתית. אתם מוזמנים לוותר על כל נושא הדפסת המסמכים שלכם וחשבוניות בתצורת PDF, מכיוון שחשבונית דיגיטלית לא מצריכה שום הדפסה או בזבוז נייר.
ולא פחות חשוב מכך, חשבונית אלקטרונית יכולה לצמצם שגיאות אשר נגרמות על ידי טעויות אנוש. הטעויות האלו נמנעות בזכות תהליכי אוטומציה, בזכותם אין צורך בכל פעם מחדש להזין נתונים, להקליד אותם, לכתוב אותם על נייר וכולי.
כיצד שולחים חשבונית דיגיטלית?
לאחר שאתם מפיקים חשבונית דיגיטלית במערכת האונליין שלכם, אתם יכולים לשתף את החשבונית הזאת בכמה וכמה דרכים. מעבר לכך שתוכלו לשלוח את החשבונית במייל, אתם תוכלו גם לשתף אותה בווצאפ, בהודעת סמס ובשיטות נוספות.
כמו כן, ניתן להמיר חשבונית אלקטרונית לפורמטים של PDF, בעוד שחשבונית אלקטרונית יכולה גם לאפשר לשלוח תזכורות ללקוחות כדי שתוכלו להבטיח תשלומים מהירים. בסופו של דבר, אם להגיד את זה בכמה מילים פשוטות, חשבוניות ירוקות מאפשרות לכם גישה טובה, מהירה ויעילה יותר לנתונים הפיננסיים שלכם.
ואם כבר נגענו במילה "ירוקות", נדגיש ונזכיר כי חשבוניות ירוקות מצמצמות את השימוש בנייר ובכך תורמות למאזן האקולוגי בעולם. ובסופו של יום, זה אולי היתרון הכי חשוב בחשבוניות אלו. אז מה היה לנו? הגברת הפעילות העסקית, אוטומציה של תהליכים בעסק, ייעול העסק ותרומה אקולוגית חשובה.