Защо трябва да използвате счетоводен софтуер?

Какво е фактура?

Важна стъпка за избирането на правилен счетоводен софтуер е запознаването с документите, за които ще се използва той. Фактурите са много важен ключов елемент от счетоводния вътрешен контрол и одит на една фирма.

Фактурата е търговски документ с времеви печат, който описва и записва транзакции между купувач и продавач. Тя очертава условията за плащане, единичните разходи, доставката и обработката.

Типовете фактури могат да включват хартиена разписка, сметка за продажба, дебитно или кредитно известие, фактура за продажба, стокова раписка или онлайн електронен запис.

Какво е електронно фактуриране?

Електронно фактуриране е метод за съхранение и обработка на документи, свързани с търговските отношения между доставчик и клиент. Чрез него се гарантира изпълнението на условията, поставени в споразуменията, подписани между тях.

Електронните документи могат да включват фактури за приходи и разходи, извлечения от дебитни и кредитни известия, инструкции за плащане, данни от парични преводи. Електронните фактури се изпращат чрез имейл адреси, уеб сайтове или приложения.

Предимствата на тези електронни фактури са следните:

- трайност и устойчивост от повреди, причени от човешка ръка;

- улеснено търсене и сортировка на данни, термини или дати;

- повишена поверителност;

- възможност за визуализация по всяко време;

- възможност за сортиране на данни и бизнес проучване;

- намаляване на разходите при използването на хартия;

Терминът електронно фактуриране се използва като общ за описание на всеки метод, чрез който дадена фактура се предоставя по електронен път.

Какво е счетоводен софтуер?

Счетоводният софтуер е компютърна програма, която помага на счетоводителитe да записват и отчитат финансовите транзакции на дадена фирма.

Избирането на най-подходящата счетоводна програма е от изключително значение за успешен бизнес. Различните фирми се нуждаят от различни видове софтуер. За някои предприятия достатъчен е само общ, готов счетоводен софтуер. Други, по-големи предприятия, се нуждаят от персонализиран, сложен счетоводен софтуер.

Как да изберем счетоводен софтуер?

Видът софтуерна програма се избира в зависимост от нуждите на даденото предприятие. Някои от характеристиките, по които се определя тази зависимост са:

- функционалности при отчитане на приходи и разходите;

- отчитане на инвентара;

- интеграция на място за продажба;

- управление на партиди;

- управление на документи;

- запис на транзакции към местни и чуждестранни контрагенти в различни валути

Друг важен критерии за избиране на правилна счетоводна програма е къде или как ще се внедрява тя. Вариантите за съхранение са на място в компютъра като инсталиран софтуер или в облак.

Какви са ползите от счетоводния софтуер за Вашия бизнес?

В съвременния свят счетоводният софтуер е безценен ресурс за всеки бизнес.

Програмата позволява подробно проследяване на финансови транзакции, изчисления, отчитане и анализ. Преди създаването на тази програмата, всички задачи, свързани с осчетоводяването на една фирма, са се изпълнявали ръчно. Софтуерът автоматизира тези задачи, като намалява разходите за счетоводство и дава възможност за вземане на по-добри финансови решения чрез навременно отчитане.

Улеснява се съхраняването на многобройни количества данни, тъй като не се налага заемане на физическо пространство. По-малкото офис пространство позволява спестяване на разходи.

Счетоводният софтуер подпомага извличането на стари счетоводни данни, което е полезно за вътрешни и външни одити.